Виды кадрового делопроизводства

Бухгалтерские и аудиторские термины — Audit-it.ru

Виды кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

  • Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;
  • Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
  • Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).
  • Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
  • Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. 

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

  • разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;
  • оформление кадровых приказов;
  • заполнение трудовых книжек;
  • ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

  • Положения об оплате труда;
  • Правил внутреннего трудового распорядка;
  • Положения о персонале;
  • Положения о премировании и иных поощрениях
  • Положения о материальной ответственности работников;
  • Положения о коммерческой тайне;
  • Положение об отпусках;
  • Положение о командировках;
  • Положение о структурных подразделениях;
  • Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д. 

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков. 

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные. 

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

  • Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.
  • Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.
  • Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.
  • Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

  • на должностных лиц – в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, – от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Источник: https://www.audit-it.ru/terms/trud/kadrovoe_deloproizvodstvo.html

Организация кадрового документооборота

Виды кадрового делопроизводства

Кадровый документооборот в организации

Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.).

Любой кадровый документфиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупностикорреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Задачи кадрового документооборота

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

— документальнооформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретногоработодателя;

— построить стройнуюсистему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

— регламентироватьвзаимоотношения работника и работодателя;

— создатьорганизационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так идля работодателя;

— разрешить трудовые споры.

Виды кадровых документов

По основным кадровымпроцедурам различают следующие виды кадровых документов.

1. Документация поприему на работу:

— заявление о приеме наработу;

— контракт о назначениина должность;

— приказ о приеме наработу;

— протокол общегособрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация попереводу на другую работу:

— заявление о переводена другую работу;

— представление опереводе на другую работу;

— приказ о переводе надругую работу.

3. Документация по увольнениюс работы:

— заявление обувольнении;

— приказ об увольнении;

— протокол общегособрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация пооформлению отпусков:

— график отпусков;

— заявление опредоставлении отпуска;

— приказ опредоставлении отпуска.

5. Документация пооформлению поощрений:

— представление опоощрении;

— приказ о поощрении;

— протокол общегособрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация пооформлению дисциплинарных взысканий:

— докладная записка онарушении трудовой дисциплины;

— объяснительнаязаписка о нарушении трудовой дисциплины;

— приказ о наложениидисциплинарного взыскания;

— протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

[flat_ab id=»11″]

Исходя из основныхуправленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить ввиде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения иразличающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов.

1. Организационно-правоваядокументация:

— правила внутреннеготрудового распорядка;

— штатное расписание;

— положение оструктурном подразделении;

— график отпусков;

— должностныеинструкции.

2. Персональнаядокументация:

— трудовая книжка;

— личное дело;

— личная карточкаработника.

3. Договорнаядокументация:

— коллективный договор(соглашение);

— трудовой договор.

4. Распорядительнаядокументация:

— приказы по личномусоставу.

5. Учетная кадроваядокументация:

— учетные формы (книги,журналы и др.) кадровой документации;

— документация по учетурабочего времени и расчетов с персоналом.

6.Информационно-справочная документация.

Причем к локальнымнормативно-правовым актам относятся:

— правила внутреннеготрудового распорядка;

— коллективный договор;

— штатное расписание;

— положение одолжностной инструкции;

— положение о защитеперсональных данных работников;

— положение по оплатетруда;

— положения оструктурных подразделениях и др.

Состав документовкадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другимисторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановуюдокументацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочнойдокументации.

Нормативная инормативно-справочная документация регламентирует единообразную практикуприменения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

[flat_ab id=»13″]

Кадровая политика и кадровый документооборот организации

Существование любойорганизации невозможно без ведения документооборота. Уже на этапе планированиякакой-либо организации, человек сталкивается с составлением и оформлениемпервичных документов, таких как бизнес-план, свидетельства о государственнойрегистрации, документы, оформляемые в налоговых органах и т.д.

Далее, наряду сведением текущей документации фирмы или организации, согласно действующемузаконодательству, ведется и кадровый документооборот, обеспечивающийорганизацию работы по управлению персоналом. Для эффективной организации даннойработы, необходимо четкое осознание кадровой политики, проводимой ворганизации.

Кадровая политика – генеральное направление кадровой работы, совокупность принципов, методов, форм, организационных механизмов по выработке целей и задач, направленных на сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала, на создание квалифицированного и высокопроизводительного коллектива, способного своевременно реагировать на постоянно меняющиеся требования рынка с учетом стратегического развития организации и стратегии управления ее персоналом.

Исходя из определения,можно сделать вывод, что главной целью кадровой политики является созданиесистемы управления кадрами, базирующейся, в основном, не на административныхметодах, а на экономических стимулах и социальных гарантиях, ориентированных насближение интересов работника и организации, достижение высокойпроизводительности труда, повышения эффективности производства.

Главной задачейкадровой политики служит обеспечение условий реализации действующегозаконодательства в области трудовых взаимоотношений.

Типы кадровой политики

Типы кадровой политики:

а) по уровнюосознанности тех правил и норм, которые лежат в основе кадровых мероприятий:

1) Пассивная, когдаруководство предприятия не имеет четкого представления действий в отношенииуправления персоналом и вся кадровая работы сводится к устранению негативныхпоследствий.

Данная политика характеризуется отсутствием прогноза кадровыхпотребностей, средств оценки труда и персонала, и как следствие, руководство вданном случае зачастую вынуждено действовать в режиме экстренного реагированияна какие-либо конфликтные ситуации, без анализирования причин и возможныхпоследствий этих ситуаций.

2) Реактивная. В данномслучае руководство осуществляет контроль над симптомами негативного состояния вкадровой работе, причинами и ситуацией развития кризиса и принимаетсвоевременные меры по локализации кризиса, нацелено на осознание причин,которые привели к кризису в кадровой работе.

3) Превентивная, т.е.данная политика направлена на предупреждение возникновения каких-либотрудностей в работе с персоналом и используется, когда руководство предприятияимеет оправданные прогнозы развития ситуации. В программах развития предприятиясодержатся краткосрочные и среднесрочные прогнозы потребности в кадрах,сформулированы задачи по развитию персонала.

4) Активная. Осуществовании данной кадровой политики можно говорить,  когда руководство предприятия имеет не толькопрогноз развития ситуации, но и средства влияния на данную ситуацию, а кадроваяслужба способна разрабатывать антикризисные кадровые программы, проводитьрегулярный мониторинг ситуации и корректировку исполнения программы.

б) по степениоткрытости организации к внешней среде при формировании кадрового состава:

1) Открытая кадроваяполитика характерна тем, что организация прозрачна для потенциальныхсотрудников на любом структурном уровне. Такая политика может быть использованановыми организациями, ведущими агрессивную политику завоевания рынка,ориентированными на быстрый рост и выход на передовые позиции в своей отрасли.

2) Закрытая кадровая политика характеризуется тем, что организация ориентирована на включение в свой состав новых сотрудников только с низшего должностного уровня, а вакантные должности высшего уровня занимаются сотрудниками, уже некоторое время работающими в организации. Данная политика характерна для компаний, ориентированных на создание определенной корпоративной атмосферы, а также работающих в условиях дефицита кадровых ресурсов.

Источник: https://schetuchet.ru/organizaciya-kadrovogo-dokumentooborota/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.