Визирование договоров на предприятии

Договорная работа. Часть V: Согласование договора

Визирование договоров на предприятии

После разработки проекта договора или (при необходимости) протокола разногласий к проекту договора, разработанному контрагентом, он поступает на согласование в подразделениях предприятия. Также эту процедуру называют “визирование договора”.

Изображение: Pexels Magda Ehlers

Необходимость процедуры согласования договора вызвана тем, что руководитель организации не всегда имеет возможность лично детально проверить каждый договор перед подписанием.
Поэтому ему требуется документальное подтверждение, что проект договора проверен в подразделениях предприятия, и подписание договора не обернется неприятностями для компании.

Как оформляется согласование

Каких-либо единых и общеобязательных требований к процедуре согласования проекта договора внутри организации в действующем законодательстве Российской Федерации не имеется.

Наиболее часто документально визирование договора в подразделениях предприятия оформляется при помощи “Листа согласования”.
Если в компании внедрена система электронного документооборота, то процедура происходит без заполнения бланков, в путем внесения сведений в форму программы.

В документе обычно указываются:

  • наименование договора;
  • дата и номер договора – если дата уже определена и номер присвоен контрагентом;
  • наименование контрагента;
  • наименование визирующего подразделения;
  • фамилия, инициалы, должность работника, проверяющего проект договора;
  • даты приема на визирование и собственно визирования проекта договора;
  • замечания, предложения по проекту договора.

Иногда, в зависимости от действующего на предприятии порядка, куратор договора заверяет своей подписью каждый лист одного экземпляра проекта договора. Или юрисконсульт ставит на оборотной стороне каждого листа договора оттиск штампа.

Такие процедуры по закону не обязательны и производятся по усмотрению руководства предприятия в целях подтверждения факта того, что ответственный работник одобрил проект договора, в целях исключения подмены листов в экземпляре договора и т.п.

Листы согласования могут храниться в подшивке вместе с экземплярами договоров или из них может формироваться отдельное дело – в данной ситуации все также определяется руководителем организации, так как прямо в законе эти моменты не регламентированы.

Кто участвует в согласовании

Необходимо определить подразделения и конкретных работников, которые участвуют в согласовании проектов договоров.

Круг визирующих работников зависит от структуры и штатного расписания организации, но на практике в согласовании участвуют обязательно:

  • подразделение, выступающее инициатором заключения договора – например, ремонтный цех при закупке запасных частей;
  • планово-экономический отдел или экономист – проверяет и подтверждает, например, соответствие расходов на запасные части утвержденным лимитам, соответствие цен на товары рыночным и т.п.;
  • бухгалтерия – проверяет и подтверждает, например, отсутствие запасных частей на складе, наличие денежных средств для закупки и т.п.;
  • служба безопасности – подтверждает, что контрагент проверен на предмет благонадежности;
  • юридический отдел или юрисконсульт – проводит правовую экспертизу текста договора.

Порядок и сроки согласования

Порядок согласования проекта договора следует закрепить в “Положении о договорной работе” или внедрить на предприятии отдельный документ – “Положение о согласовании договоров”, “Регламент визирования договоров” и т.п.

Чтобы срок рассмотрения проекта договора не растягивался на недели, очень важно установить конкретные сроки, в которые документ должен быть рассмотрен. На практике они составляют 1-3 дня.
В противном случае, могут измениться цены, контрагент может отказаться от сделки, например, по причине реализации всей партии товара и т.п.

Также целесообразно установить очередность, в которой проект договора принимается на согласование в подразделениях, и расположить в таком порядке графы в “Листе согласования”.
Обычно служба безопасности и юридический отдел визируют проект договора последними перед передачей на подпись руководителю организации.

Результатом процедуры визирования является:

  • или проставление ответственным работником своей подписи в том, что проект договора согласован;
  • или проставление ответственным работником своей подписи в том, что проект договора не согласован, и одновременно внесение замечаний, предложений в соответствующей графе.

В документе, регламентирующем процедуру, следует акцентировать внимание на том, что замечания к проекту договора должны быть конкретными и конструктивными. Недопустима резолюция “Не согласен” без указания причин и предложений по совершенствованию документа.

При наличии замечаний, предложений, дополнений проект договора по решению руководителя организации может передаваться для доработки, или, если например, они несущественные и т.п. – может быть подписан и в первоначальном виде.

Скачать с Яндекс. Диска образец листа согласования к договору в формате .docx

Скачать с Яндекс. Диска образец листа согласования к договору в формате .odt

Информация в публикации актуальна по состоянию на 10 ноября 2020 г.

✍ Чтобы не пропустить важное среди информационного шума – подписывайтесь на авторские публикации на канале Бюро Indie Lawyer в Яндекс.Дзен!

#договор #бизнес и финансы #юристы #закон #право

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5a7da2a48309057cd7d44f7e/dogovornaia-rabota-chast-v-soglasovanie-dogovora-5f957ecda81c50318e328f5f

Визирование договоров на предприятии

Визирование договоров на предприятии

Положение о договорной работе на предприятии – документ, который устанавливает правила работы с различного рода договорами для всех структурных подразделений компании. Положение относится к нормативным актам организации и является обязательным для исполнения.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк Положения о договорной работе на предприятии .docСкачать образец Положения о договорной работе на предприятии .doc

Что вкладывается в понятие «договор»

Под «договором» понимается письменное соглашение двух или более сторон, в котором устанавливается предмет договора, цена, сроки, права и обязанности каждого из участников сделки и прочие параметры (тонкости, нюансы), имеющие значение для исполнения договора.

По сути дела договор – это универсальный инструмент любого предприятия для регулирования внутренних и внешних связей.

Роль документа

Положение о договорной работе обрисовывает стандартную схему работы с различного рода договорами. Обычно оно разрабатывается в крупных компаниях, где большой поток документации, проходящей через разные отделы.

Документ нужен для того, чтобы каждый работник, в чьи обязанности входит работа с контрагентами, знал о том, как, в какие сроки и при соблюдении каких условий нужно заключать договоры, как их исполнять и что делать после их подписания.

Положение указывает на конкретных лиц, которые несут ответственность за разработку и ведение договоров, а также на подразделения предприятия (обычно это юридический и бухгалтерский отделы), специалисты которых обязаны проверять и анализировать данные документы.

Положение регулирует порядок заключения договоров, в том числе по части визирования и подписания, устанавливает правила и нормы их учета, а также общие и индивидуальные условия, соблюдение которых является обязательным в том или ином случае.

Положение может касаться самых разных договоров: трудовых, подрядных, арендных, купли-продажи и т.д.

Срок действия Положения обычно не ограничен и заканчивается только с выпуском отдельного приказа со стороны руководства компании.

При этом вносить в него поправки можно в любое время по мере необходимости.

Кто разрабатывает Положение

Обязанность по разработке Положения обычно возлагается на юрисконсульта организации или стороннего юриста. В некоторых случаях эту работу проделывает сам руководитель предприятия.

Однако, вне зависимости от того, кто окажется непосредственным разработчиком Положения, это должен быть человек, знакомый с Гражданским и Трудовым кодексом РФ, а также имеющий представление о должностных обязанностях того или иного работника организации.

Основные моменты Положения, особенности документа

Единого, унифицированного бланка Положения нет, так что работники организаций и предприятий могут писать его в произвольном виде или по шаблону, который действует внутри компании. Главное, соблюсти некоторые, обязательные для подобного рода документов, требования.

Положение должно иметь определенную структуру. В начале отводится место для резолюции главного лица компании. Далее идет основная часть, разделенная на несколько разделов. Основные из них:

  • преддоговорные отношения с контрагентами;
  • порядок разработки договора;
  • урегулирование разногласий и условия подписания договоров;
  • порядок текущей работы с контрагентами;
  • назначение ответственных лиц.

При необходимости основная часть может быть дополнена любыми другими пунктами (например, о процедуре расторжении или внесения изменений в ранее заключенный договор или об анализе эффективности исполненных договоров и отчетности по ним) – в зависимости от индивидуальных особенностей предприятия.

Количество разделов и содержание Положения находится в прямой зависимости от потребностей компании и задач, которые стоят перед разработчиками.

В некоторых случаях к Положению могут быть приложены унифицированные формы тех или иных договоров, действующих в компании.

Положение обязательно должно быть заверено оригинальной подписью директора организации или работника, уполномоченного действовать от его лица.

Удостоверять положение при помощи печати надо только в том случае, если использование клише для подобного рода бумаг прописано в учетной политике фирмы.

Образец положения о договорной работе на предприятии

В начале документа (слева или справа), как уже говорилось выше, обязательно должно быть отведено место под резолюцию руководства организации. Оформить ее можно двумя способами:

  1. указать должность руководителя предприятия, его ФИО и поставить подпись;
  2. внести ссылку на документ (приказ, распоряжение), которым данное Положение было утверждено;

Также обязательно надо поставить дату визирования.

Ниже идут разделы, в которые включаются все необходимые условия, которые должны соблюдаться при ведении договоров:

  • в первый блок обычно вписываются общие положения, в том числе всё, что касается самого понятия «договор», в каких целях заключаются договоры, кто должен ими заниматься и т.п.;
  • во вторую часть вносится порядок подготовки к заключению договора: прием заявок от контрагентов, документы, которые нужны для заключения договора, условия подписания протокола разногласий и листа согласований и прочие предварительные мероприятия;
  • в третью часть включаются требования к контролю за исполнением договоров, нормы по их хранению и учету, а также вписываются ответственные сотрудники.

Ознакомление с положением

После того, как Положение будет разработано и подписано у директора предприятия, его исполнение становится обязательным. Поэтому, каждый работник, имеющий отношение к работе с договорами, должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Нарушение какого-либо из пунктов Положения навлекает дисциплинарную ответственность, которая может быть выражена как в простом письменном замечании, так и в выговоре (с внесением в личное дело), особенно, если оно приводит к срыву договора или материальному ущербу для компании.

Источник: https://assistentus.ru/forma/polozhenie-o-dogovornoj-rabote/

Приказ о визировании документов юристом

создайте положение о визировании, в которой определите что, как и кто будет визировать. согласование проекта приказа с юристом до его подписания директором.SvirA 15 Дек 2002 У нас подобное прописано в инструкции по делопроизводству на предприятии (где влючен порядок издания приказов, распоряжений, инструкции, положений и конечно их визирование- кто, когда, в каких случаях).

А в данный момент на новой работе такого порядка не заведено. Подписывает директор и все. Но чувствую, что пора уже начинать визировать приказы, но вот не знаю чем это обосновать и как убедить директора, что это необходимо не для моего личного интереса, а для пользы дела. И еще чем это может быть регламентировано?

внутренним каким-то локальным актом типа Инструкция по визированию приказов. Ну и что там писать — одна страница и все. Про договоры понятно, там мы много написали, а вот про приказы не получается.

Документооборот договоров: мастер-класс

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы неправильно.

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам 1.

В случае заключение договора (соглашения) без размещения государственного заказа: копия учредительного документа, заверенная учредителем или нотариально; копия свидетельства налогового органа о постановке на учет, копия выписки из единого государственного реестра юридических лиц, заверенные печатью и подписью руководителя контрагента;

заверенная копия Устава (Положения); документ, подтверждающий полномочия лица, подписывающего договор (соглашение), или доверенность на заключение договора (соглашения); бухгалтерский баланс на последнюю отчетную дату;

другие документы, необходимые при заключении договора (соглашения) в соответствии с действующим законодательством. 3. Устанавливается следующая схема прохождения проектов договоров (соглашений), заключаемых Департаментом с контрагентами: 3.1.

О порядке подготовки и подписания договоров (соглашений)

Конечно, неправильно, поскольку управленческий смысл процедуры согласования – оценка рисков подготовленного в проекте приказа управленческого решения.

Каждый участник процедуры согласования имеет право оценивать риски, минимизировать их, предлагая новое решение, уточняя формулировки, сроки, исполнителей только в пределах своей зоны ответственности, установленной положением о подразделении и должностной инструкцией.

Источник: https://rugloria1.com/vizirovanie-dogovorov-na-predpriyatii/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.