Внесение изменений в график отпусков

Содержание

График отпусков на 2021 год: особенности составления, форма

Внесение изменений в график отпусков

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании.

Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ).

При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой.

Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников.

В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.   

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2021 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев.

Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя.

Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2020 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

Попробовать

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями.

По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон.

При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

При составлении графика отпусков на 2021 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Кроме того, важно помнить и о переносе выходных дней в 2021 году (Постановление Правительства РФ от 10.10.2020 № 1648).

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2021 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2022 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. 

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст.

372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  • хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  • вывесить в удобном месте для ознакомления;
  • выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  • работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. 

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях: 

  • когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
  • когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  • внести изменения в сводный график отпусков;
  • составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?

Разъяснения по этому вопросу дано в Письме Минтруда РФ от 27.03.2020 N 14-2/В-321.

В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика.

Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.

Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Источник: https://kontur.ru/articles/5323

Правила оформления и внесения изменений в график отпусков

Внесение изменений в график отпусков

Ежегодно работники организации реализуют своё право на оплачиваемый отпуск в 28 календарных дней. Каждый сотрудник не может пойти в отпуск тогда, когда он захочет, — он должен соблюдать очерёдность предоставления отпусков.

Для этого на предприятии разрабатывается специальный документ — локальный нормативный акт, который называется графиком отпусков. Он обязателен для каждой организации, соблюдать его должны как сотрудники, так и работодатель.

С одной стороны он является гарантией предоставления отпуска сотруднику в назначенное время и оплату за него, с другой стороны, работодатель имеет гарантию того, что все сотрудники будут отдыхать поочерёдно, что не нарушит производственный процесс.

Как составляется документ?

При его составлении все пожелания работников работодатель учесть не может и не должен.

К таким категориям работников относятся:

  • сотрудницы, у которых есть двое и более детей возрастом до 12 лет;
  • работники, чьи жёны в отпуске по беременности и родам;
  • совместители, так как отпуск им должен быть предоставлен в то же время, что и на основном месте работы;
  • работники, не достигшие 18 лет;
  • почётные доноры;
  • супруги военнослужащих;
  • чернобыльцы.

Приказ для утверждения графика не требуется, достаточно подписи руководителя, но он может издать приказ на подготовку такого графика.

В нём отдаётся распоряжение всем руководителям отделов подготовить информацию о существовании категорий работников, чьи пожелания должны быть обязательно учтены, и кого ознакомить с данным приказом.

документа

График может составляться в установленной на данном предприятии форме либо в соответствии с унифицированной формой Т-7.

Структура формы Т-7:

  1. В самом верху указываются наименование и коды организации.
  2. Далее идёт название документа, его номер, дата составления, на какой год составляется.
  3. Следующая графа будет содержать подпись руководителя с расшифровкой и датой утверждения нового графика.
  4. Таблица.

Таблица содержит десять граф:

  • в первой указывается отдел организации (бухгалтерия, служба персонала и т.д.);
  • в следующей графе указывается должность сотрудника;
  • в третьей указываются Ф. И. О. работника;
  • табельные номера, если приняты на предприятии;
  • в пятой графе вписываются дни, положенные сотруднику;
  • в шестой указывается запланированная дата отпуска;
  • в следующей идёт фактическая дата. Заполняется после его реализации;
  • восьмая и девятая для внесения изменений;
  • в десятой указываются примечания.

Он также указывает свою должность и инициалы, подписывает и отдаёт на утверждение руководителю организации. Остальные графы остаются незаполненными, вся информация будет вноситься в них по мере реализации отпусков.

Если график составляется не по форме, в нём обязательно отражаются:

  1. список всех сотрудников предприятия;
  2. для каждого сотрудника указывается количество положенных ему дней отпуска — основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого (если есть);
  3. даты, когда сотрудник предположительно пойдёт в отпуск. Это может быть только месяц, а может и конкретные числа месяца. Если указать один месяц, необходимо сделать в локальном нормативном акте сноску о том, что за две недели сотрудник должен подать заявление. Тогда у работодателя будет достаточно времени для подготовки расчёта отпускных. Если указываются даты, то заявление писать не нужно, сотрудник будет в отпуске в соответствии с графиком;
  4. в отдельную графу каждый сотрудник ставит свою подпись о том, что ознакомился с графиком;
  5. можно дополнить графу «С изменениями ознакомлен».

Сроки

Утверждён такой документ должен быть за две недели до начала нового календарного года. При этом если в организации есть профсоюз, руководитель должен учитывать его мнение при утверждении.

После этого каждый сотрудник должен ознакомиться с графиком, только после этого он вступит в законное действие. Ознакомление сотрудников должно произойти не позднее, чем за две недели до того, как наступит первый отпуск в графике.

Можно составить ознакомительные листы (в произвольной форме), раздать их по всем структурным подразделениям и отделам для подписей сотрудников.

Изменения в графике

Внесение корректировок в утверждённый график неизбежно, так как работники могут быть уволены либо переносить дату отпуска. Также если сотрудник буде отозван из очередного отпуска, он сможет использовать оставшуюся часть в любое другое время.

В графике по форме Т-7 вносятся следующие изменения:

  • в седьмой графе стоит фактическая дата отпуска;
  • в восьмой — основание на изменение даты (приказ руководителя на основе заявления сотрудника);
  • в девятую графу вносится новая дата;
  • в десятой графе можно указать примечания.

Если в течение года на работу принимаются новые сотрудники, изменения в график не вносятся, они получат отпуск, подав заявление. Можно также утвердить новый дополнительный график, в котором будут отражены сведения о новых сотрудниках и их отпусках.

Если инициатива изменения графика исходит от сотрудника, и он хочет перенести даты отпуска, сначала он должен написать заявление. При согласии работодатель визирует данное заявление и на его основании издаёт приказ на изменение графика с указанием причины и основания. После его издания вносятся изменения.

Если же это инициатива работодателя, то сотрудник пишет заявление о своём согласии на перенос отпуска. Потом руководитель издаёт приказ с указанием причины — «производственная необходимость». Сотрудники ставят подпись в графе «С изменениями».

График отпусков — очень важный документ, который должен быть на каждом предприятии. При выявлении его отсутствия, трудовая инспекция может наложить штраф на работодателя.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/otpusk/grafik-otpuskov-vnesenie-izmenenij.html

Можно ли вносить изменения в график отпусков после его утверждения и как правильно это сделать – примеры

Внесение изменений в график отпусков

Утверждает график руководитель в декабре года, предшествующего году, на который планируются отпускные даты. После ввода документа в действие он становится обязательным для исполнения и работником, и работодателем.

Если нужно изменить даты предоставления отпусков или перенести отдых на другой срок, то оформляется приказ, на основании которого вносятся корректировки.

Можно ли изменять после утверждения?

Изменение графика отпусков после его утверждения на основании приказа допускается при наличии на то оснований.

Как правило, причиной внесения изменений становятся следующие причины:

  • основания из ст.124 ТК РФ – уход на больничный или исполнение государственных обязанностей в отпуске;
  • несоблюдение работодателем правил предоставления ежегодных отпусков – не выдана в положенный срок отпускные или сотрудник не предупрежден заранее за 2 недели о предстоящем отдыхе;
  • семейные обстоятельства работника;
  • производственная необходимость;
  • прием нового сотрудника или увольнение действующего.

Изменяет график ответственный работник на основании приказа, который составляется руководителем при наличии оснований.

Существует два способа внесения изменений:

  1. Изменить существующий утвержденный график, внеся изменения в графы 8-10.
  2. Оформить дополнение к утвержденной форме – удобно использовать, например, при принятии на работу новых сотрудников.

Дополнительный график составляется по той же форме, что и основной, но делается пометка, что это дополнение к другому документу (указываются его реквизиты).

Если меняется утвержденный график, то заполняются графы 8 и 9, предназначенные для отражения данных о перенесении отпуска:

  • гр.8 – документ, на основании которого меняются даты отпуска (приказ);
  • гр.9 – новая дата начала отпуска.
  • В гр.10 вносится примечание – поясняется суть и причина изменений.

Как внести корректировки по желанию работника?

Часто с инициативой изменить даты отпуска выступает сам сотрудник. Отпуска планируются заранее, вероятна ситуация, что у работника появятся непредвиденные обстоятельства, которые потребуют изменения отпускных дат.

Кроме того, ТК РФ предусматривает случаи, когда работодатель обязан перенести отдых на другой срок по заявлению трудящегося.

Можно выделить несколько причин для изменения отпускных дат в графике Т-7:

  1. Работодатель не уведомил сотрудника за 2 недели о дате начала отдых – это нарушение ТК РФ позволяет работнику требовать переноса отпуска на любой удобный для него срок. Нужно понимать, что ознакомление с графиком под роспись уже является фактом ознакомления.
  2. Работодатель не выплатил отпускные за 3 до начала отпуска – по ст.124 ТК РФ это нарушение также может выступать основанием для переноса отпуска по желанию работника.
  3. Сотрудник в период нахождения в ежегодном отпуске заболел и оформил на себя больничный – дни, совпавшие с болезнью, можно перенести на другое время по согласованию с руководством (можно на это время также продлить текущий отпускной период).
  4. Сотрудника вызывали на работу в период отпуска для исполнения обязанностей.
  5. У трудящегося возникли обстоятельства, требующие предоставления отдыха в другое время – семейные обстоятельства. Вопрос переноса решается по согласованию двух сторон.

Во всех случаях, когда инициатива исходит от работника, им пишется заявление.

Если в заявлении указана одна из первых четырех причин, то работодатель должен удовлетворить просьбу заявителя о переносе.

Оформить приказ и внести изменения в график.

Если работник просит изменить даты по семейным обстоятельствам, то руководитель может решить вопрос на свое усмотрение – вправе отказать.

Если заявление получено и одобрено руководством, выбраны даты, на которые переносится отпуск, то оформляется приказ, в котором руководитель отдает распоряжение внести изменения в график отпусков.

Кадровый работник корректирует даты и заполняется графы с 8 по 10.

 Пример при переносе в связи с больничным, досрочным отзывом

Если причиной изменений выступает перенос отпуска в связи с временной нетрудоспособностью во время отдыха, то следует получить от работника заявление о том, что он хочет именно перенести даты, а не продлить их.

Далее согласовываются сторонами даты и оформляется приказ. Распоряжение служит для кадровика основанием для изменения графика.

Пример изменения графика при переносе в связи с больничным:

Если работник досрочно вызван на работу до окончания отпускного периода (это возможно только с согласия отпускника), то неотгулянная часть предоставляется в выбранное сотрудником время.

При этом оформляется заявление о согласии на отзыв, где указываются сроки переноса.

Работодатель также оформляет приказ, а кадровый специалист корректирует график.

Пример изменения в связи с досрочным отзывом на работу:

Работодатель не может в одностороннем порядке перенести отпуск сотрудника, если его даты закреплены в графике.

Нет ни одной причины в ТК РФ, которые позволяют внести изменения без согласования с самим работником.

Если руководству по какой-либо причину нужно перенести отдых одного или нескольких сотрудников, то каждому нужно составить письменное уведомление, в котором предлагает изменить отпускные даты и указывается причина этому.

Получив уведомление, работник может отказаться и уйти отдыхать точно в запланированные сроки. Никто его за это не накажет и не уволит.

Только личное согласие работника, оформленное в письменном виде, может послужить основанием для составления приказа о переносе отпуска и изменении графика по инициативе работодателя.

Руководству нужно согласовать с трудящимся вопрос изменений, выбрать новые даты, которые будут удобны обеим сторонам, после этого можно менять сам график.

Образец внесения изменения в связи с производственной необходимостью:

Нужно ли менять при приеме нового сотрудника?

Еще одной причиной для корректировки отпускного расписания может выступать прием новый работников в организацию.  Нужно ли вносить сведения о предоставлении отдыха для вновь принятых в текущем году — подробнее читайте здесь.

Право на отпуск у новых работников появляется через полгода работы, но работодатель может предоставить отпуск и раньше, в том числе авансом.

Если планируется отправить сотрудника отдыхать в том же году, в котором он принят на работу, то можно пойти двумя путями:

  1. Изменить текущий график, внеся в него сведения об отпуске вновь принятого сотрудника.
  2. Предоставить новому работнику отдых на основании его заявления, не меняя расписание.

Второй вариант удобнее, так как не требует изменять текущий график или оформлять к нему дополнения.

Если организация большая, и кадровые перестановки в ней не редкость, то составлять постоянно новое дополнение каждый раз при приеме нового человека – дело весьма трудоемкое.

Законодательство не обязывает работодателей вносить сведения об отдыхе вновь принятых работников в график после его утверждения.

Если руководитель все-таки хочет закрепить договоренности об отпуске на бумаге, то следует составить дополнительный документ по той же форме Т-7, указать в нем, что он дополняет основной график.

В дополнение вносятся сведения только для принятого на работу сотрудника, при этом в графе «Примечание» делается пометка о том, что это новый человек трудоустроен в организацию.

Образец оформления дополнения при приеме нового работника:

Что нужно знать о графике отпусков и в каких организациях он нужен — можно узнать из данного видео:

Выводы

Изменить утвержденный график Т-7 можно, но для этого работодателем составляется приказ. Инициатива может исходить от трудящегося или руководства.

Для корректировки предназначены две графы – 7 и 8, в первую вносятся реквизиты документа-основания, во вторую – новые даты предоставления отдыха.

Если на работу принимается новый человек, то сведения об его отпуске вносить в график не обязательно. Если работодатель все-таки это делает, то оформляется дополнительный документ к текущему утвержденному.

Источник: https://praktibuh.ru/bez-rubriki/izmeneniya-posle-utverzhdeniya.html

Как правильно внести изменения в график отпусков? Порядок оформления и образец приказа

Внесение изменений в график отпусков

Трудовой кодекс закрепляет за каждым работодателем обязанность по утверждению графика ухода в отпуск сотрудников на следующий календарный год.

Внесение изменений в график отпусков допускается действующим законодательством. Инициатива о внесении правок может исходить как от работодателя, так и от сотрудника.

Может ли работодатель менять график отпусков

Согласно ст. 123 Трудового кодекса, график отпусков является обязательным документом в кадровом делопроизводстве, который ежегодно утверждается руководством организации. Данный документ имеет следующие особенности:

  1. При его подготовке необходимо учесть мнение профсоюзной организации, если такая действует в организации (если профсоюз не создан, то график утверждается руководством).
  2. График отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до года ухода сотрудников в отпуск. Так, график отпусков на 2020 год подлежит утверждению не позднее 17 декабря 2019 года.
  3. После утверждения графика работодатель и сотрудники обязаны его придерживаться.
  4. В процессе формирования графика отпусков нельзя не учитывать, что некоторые категории работников имеют преимущества при выборе времени отпуска.

Сама процедура утверждения графика отпусков никак законодательно не прописана. Это можно сделать двумя способами: через издание отдельного приказа об утверждении документа либо через подписание руководством отдельного грифа по утверждению графика в самой форме документа (он есть в форме Т-7).

График отпусков составляется в свободной форме, но чаще всего применяется бланк по форме Т-7, утвержденный постановлением Росстата от 2004 года №1. Использование этой стандартизированной формы графика хотя и необязательно для всех компаний, но предпочтительно, так как в ней уже предусмотрены все требуемые нормами трудового права аспекты.

Так как график отпусков утверждается заблаговременно, зачастую в нем нет возможности предусмотреть особые обстоятельства, которые могут потребовать переноса срока отпусков. Например, служебную необходимость, увольнение или болезнь сотрудника. Таким образом, изменение графика отпусков допускается и не запрещено законодательно.

Необходимость внесения изменений в график отпусков вызвана следующими причинами:

  • неактуальная информация в графике может повлечь за собой привлечение работодателя к ответственности за непредоставление отпуска в положенные сроки;
  • незапланированное отсутствие работника на своем месте может отрицательно повлиять на производственный процесс;
  • несогласованный отпуск может негативно сказаться на работе бухгалтерии.

По каким основаниям можно переносить отдых

Основаниями для переноса отпуска сотрудника по инициативе работодателя могут стать:

  1. Важное задание, которое может выполнить только конкретный работник.
  2. Срочная командировка по производственной необходимости.
  3. Внедрение в компании инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена ПО.
  4. Прохождение компанией реорганизационных процедур: по слиянию, поглощению, сокращению штата и пр.
  5. Внеплановые проверки деятельности компании контролирующими инстанциями.
  6. Болезнь руководителя, должностные обязанности которого допускается переложить на ограниченное число лиц.

В любом случае нужно учитывать, что для изменения времени выхода в отпуск конкретного работника требуется получение его согласия на это. Данное правило указано в ст. 124, 125 ТК.

Если изменение графика происходит по инициативе работодателя (если он намерен досрочно вызвать сотрудника из отпуска), то он должен издать приказ об отзыве из отпуска.

Веские причины для изменения графика отпусков могут возникнуть также и у самого сотрудника. В их числе могут значиться семейные, личные или финансовые обстоятельства (в частности, выход в декретный отпуск, предстоящее увольнение, необходимость переноса отпуска для того, чтобы он совпал с периодом отдыха супруга).

Руководство компании может самостоятельно сделать вывод относительно того, насколько основания для переноса отпуска являются значимыми и весомыми. Отказ работодателя в переносе времени отпуска является законным. Тогда сотрудник должен уйти в отпуск по графику, и тот не подлежит изменению.

Стоит учитывать, что некоторые категории работников могут взять отпуск в любое удобное для них время и работодатель не вправе им отказать. Речь идет о следующих категориях работников:

  • несовершеннолетних работниках;
  • совместителях;
  • сотрудницах перед декретным отпуском;
  • мужьях женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком;
  • имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет;
  • отдельных категориях чернобыльцев;
  • почетных донорах;
  • супругах военнослужащих;
  • усыновивших младенца до 3 месяцев;
  • иных категориях по ст. 322 Трудового кодекса.

Как правильно внести изменения

В действующем приказе не содержатся нормы, которые указывают на необходимость внесения изменений и дополнений к графику отпусков. Модифицирование графика отпусков допускается двумя основными способами:

  1. Путем оформления дополнительного соглашения к действующему графику отпусков.
  2. Путем внесения изменений в существующий график отпусков.

Первый вариант обычно используется при принятии на работу нового сотрудника в течение календарного года, а второй – при переносе запланированной даты отдыха сотрудника.

Сроки внесения изменений в график отпусков нигде не прописаны. Но очевидно, что соответствующие правки должны вноситься в график в течение календарного года, в который действует такой график, и не позднее выхода сотрудников в отпуск.

Если в течение года в компании появляются новые лица, то работодателю совсем необязательно изменять действующий график. Ведь сотрудники могут уйти в отпуск не по графику, а на основании письменного заявления на отпуск.

Но если работодатель решить письменно зафиксировать отпуск таких сотрудников, то целесообразно утверждение нового графика в качестве дополнения к существующему.

График будет составляться по общим правилам, но в графе с примечаниями нужно будет прописать дату выхода нового работника на работу.

Дополняющий график также подлежит утверждению руководством и предварительному согласованию с профсоюзом.

В случае изменения даты предполагаемого начала отпуска сотрудника (на примере унифицированной формы графика Т-7) правки в график вносятся следующим образом:

  1. Графа 6 с плановой датой ухода в отпуск остается неизменной.
  2. Графы 8, 9, 10 заполняются следующим образом: в графе «8» указываются документы, которые стали основанием для переноса отпуска; в графе «9» – дата начала отпуска, «10» – основание для переноса отпуска сотрудника (например, работник является чернобыльцем, матерью-одиночкой с детьми до 12 лет или внешним совместителем).

В качестве  документов, которые стали основанием для изменения графика, могут выступать:

  • письменное заявление работника о переносе запланированной по графику отпусков даты;
  • справка совместителя с основного места работы с указанием новой даты начала отпуска;
  • приказ о предоставлении отпуска с последующим увольнением;
  • заявление на декретный отпуск от работницы (тогда работодатель должен дать ей отпуск до декрета или после него) и пр.

Если сроки отпуска переносятся на период нахождения сотрудника на больничном, то внесение изменений в график не требуется (только когда дата начала отпуска не переносится).

Когда работодатель не использует в своей работе форму графика Т-7, а пользуется собственной утвержденной формой, то правки вносятся им по аналогичной схеме с указанием новой даты отпуска, документа-основания для переноса отпуска и указанием категории сотрудника, дающую ему право на перенос даты отпуска.

Приказ

В случае переноса периода отпуска изменение даты выхода в отпуск должно быть оформлено соответствующим приказом с указанием причин, которые послужили основанием для этого. С данным приказом в обязательном порядке нужно ознакомить под подпись всех лиц, указанных в нем.

Работодателю стоит получить письменное подтверждение того факта, что сотрудник согласен на перенос отпуска. В качестве письменных доказательств может выступать больничный лист, приказ с подписью сотрудника и указанием на его согласие на перенос и пр.

Обязательное оформление приказа об утверждении измененного графика отпусков нигде не прописано. Но если приказной порядок принят сложившейся в компании системой документооборота, то его подготовка возможна.

В приказе следует отобразить следующие аспекты:

  1. Наименование компании-работодателя.
  2. Название документа, который оформляется («Приказ»).
  3. Дата и место подготовки приказа.
  4. Порядковый номер документа (по внутренней системе нумерации).
  5. Причина издания приказа (для внесения изменений в утвержденный график отпусков).
  6. Основная часть с сущностью волеизъявления руководителя (например, решение отозвать сотрудников из отпуска досрочно).
  7. Подписи руководителя и лиц, которые перечислены в приказе.

Образец

Образец приказа об изменении графика отпусков можно скачать по ссылке.

Таким образом, в действующем законодательстве не содержатся нормы, которые бы регламентировали правила и порядок внесения изменений в утвержденный график отпусков.

Это можно сделать путем дополнения существующего графика либо корректировки указанных здесь сведений. Изменения в график вносятся при возникновении объективных обстоятельств, которые делают невозможным уход сотрудника в отпуск по графику.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/otpusk/izmenenia-v-grafik.html

Как выполнить внесение изменений в график отпусков?

Внесение изменений в график отпусков

Трудовой кодекс РФ вводит обязанность составлять график ухода сотрудников в отпуск и возлагает ее на работодателя. Ст. 123 ТК РФ разъясняет, что такой график — составляемый ежегодно документ, утверждаемый распоряжением руководителя.

График предоставления отпусков обладает рядом особенностей:

  1. Составляется и утверждается документ не позднее последних 2 недель перед новым годом.
  2. Учет мнения профкома (при наличии такового) при его оформлении — обязательная процедура.
  3. Однажды утвердив годовой график, администрация предприятия обязана придерживаться его весь год, так же как и работники.
  4. В ходе формирования графика нужно учесть, что некоторые категории сотрудников обладают преимуществами при выборе времени отпуска. О том, как предоставляется отпуск и каков порядок этого, можно узнать из статьи Порядок предоставления отпуска по Трудовому Кодексу. 

График можно составить в свободной форме, однако зачастую применяется бланк Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, поскольку в нем уже предусмотрены все требуемые трудовым правом моменты.

График отпусков в обязательном порядке утверждается руководителем компании. Сделать это можно 2 способами:

  1. Издать отдельный приказ об утверждении документа, а также об иных сопутствующих действиях по его исполнению за подписью руководителя.
  2. Предусмотреть гриф утверждения в самом графике (как в уже упоминавшейся форме Т-7). В этом случае приказ об утверждении графика отпусков не понадобится. 

Может ли работодатель менять график отпусков 

Нередко возникает ситуация, когда необходимо изменение графика отпусков, так как документ принимается заблаговременно на длительный период и нет возможности учесть особые обстоятельства, служебную необходимость, болезнь работника и т. п.

Действующее законодательство не содержит никаких норм, указывающих на то, каким образом и как должны оформляться изменения и дополнения к графику отпусков. Однако сотрудники кадровых служб придерживаются мнения, что оформление дополнений и изменений необходимо по ряду причин:

  1. Неактуальность информации, указанной в графике отпусков, может повлечь за собой наложение штрафных санкций со стороны трудовой инспекции, а именно: факт его предоставления вне утвержденных и согласованных дат (ст. 5.27 КоАП РФ).
  2. Внеплановое отсутствие работников на своем рабочем месте может оказать существенное влияние на производственный процесс компании.
  3. Несогласованный отпуск может помешать работе бухгалтерии, у которой на этот случай формируются резервы оплат соответствующих расходов. 

Модифицировать график отпусков можно несколькими способами:

  1. Оформлением дополнения к существующему документу. Указанный способ наиболее удобен при принятии на работу нового сотрудника.
  2. Внесением изменений в уже существующий график. Этот способ удобен при переносе запланированной даты отдыха сотрудника. 

В любом случае необходимо учитывать, что для изменения времени отпуска конкретного работника нужно его согласие (см. ст. 124, 125 ТК РФ), а иногда распорядительный акт руководства, посвященный не изменению графика, а его причине (например, приказ об отзыве из отпуска). 

Изменение графика отпусков по инициативе работника

График отпусков может быть изменен не только по инициативе работодателя (при наличии согласия на это от сотрудника — ч.1 ст. 123 ТК РФ), но и по обращению самого работника.

Выделим следующие особенности процедуры, непосредственно предваряющие  изменение графика отпусков по инициативе работника:

  1. Сотрудник должен уведомить работодателя о своем желании перенести утвержденный графиком отпуск на другую дату или изменить его продолжительность. Для этих целей подается заявление по утвержденной в организации форме (прошу перенести запланированный (дата) отпуск, прошу внести изменения в график отпусков — образец заявления обычно содержит эти или подобные фразы).

    Важно!  В отличие от убытия в отпуск по графику, в случае переноса отпуска подавать заявление необходимо (см. ст. «Отпуск по графику — нужно ли в этом случае заявление?»).

  2. Сотрудник должен уведомить работодателя заблаговременно. Срок обращения работника за переносом отпуска не регламентирован ТК РФ. Но работодатель должен иметь возможность в соответствии с законом выполнить все необходимые процедуры. Например, выплатить отпускные не менее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
  3. На перенос отпуска по просьбе работника, в общем случае, требуется согласие работодателя.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, совместители, супруги военнослужащих — полный список читатель сможет найти в нашей статье «Обязательно ли составлять график на отпуск?».

Предоставляя работнику отпуск не по плану, работодатель сам  определяет, каким образом будут зафиксированы такие изменения графика отпусков: посредством утверждения нового графика, дополнений к нему или путем внесения соответствующих сведений в уже существующую форму (см. далее).

Образец дополнения к графику отпусков. Дополнительный график отпусков на новых сотрудников 

Если в течение рабочего года трудоустраиваются иные лица, обязанности по внесению изменений в график отпусков нет. По согласованию с руководителем предприятия возможно предоставление отпуска в любое время по письменному заявлению работника.

Но при принятии решения о документальной фиксации отпусков таких работников разумным будет составление нового графика (дополнения к уже существующему). При этом порядок его введения в действие будет аналогичным:

  1. При заполнении унифицированной формы Т-7 нет необходимости в оформлении приказа об утверждении нового графика. Но при этом в графе «Примечания» следует указать дату поступления сотрудника на работу.
  2. При оформлении графика отпусков в свободной форме необходимо издание распоряжения руководителя об утверждении указанного документа и согласование графика с профсоюзом. 

Порядок оформления дополнения к графику предоставления отпусков будет аналогичен порядку оформления основного документа.

Образец дополнения к графику отпусков можно скачать здесь: Образец дополнения к графику отпусков. 

Смена даты отпуска. Вынесение приказа об изменении даты отпуска и замена графика 

Если же у сотрудника меняется дата предполагаемого начала отпуска, внести соответствующие изменения можно в уже существующий график формы Т-7 следующим образом:

  1. Графа 6, содержащая сведения о запланированной дате начала отпуска, остается в неизменном виде.
  2. Графы 8, 9, 10 заполняются соответствующим образом, а именно:
  • графа 8 информирует о документах, послуживших основанием для переноса отпуска;
  • графа 9 указывает на дату предполагаемого отпуска;
  • графа 10 указывает на возможные причины, послужившие основанием для переноса отпуска работника. 

При этом перенос даты начала должен оформляться соответствующим распоряжением руководителя с указанием причин, послуживших основанием.

С приказом должны быть ознакомлены под подпись все лица, в нем указанные. Кроме того, оформляется согласие работника на перенос отпуска в виде отдельного документа (например, заявление о переносе отпуска с приложением больничного листа) либо надписи на приказе за подписью работника.

Если график отпусков составлялся в свободной форме, порядок внесения изменений в него аналогичен предыдущему. 

Образец приказа об изменении графика отпусков 

Составление приказа о внесении изменений не регламентируется никакими нормами действующего трудового законодательства. Соответственно, допустимо его оформление в свободной форме с учетом применяемых в организации правил делопроизводства.

Однако этот документ должен содержать определенные реквизиты:

  1. Название предприятия.
  2. Название оформляемого документа.
  3. Дату и место его составления.
  4. Порядковый номер распоряжения.
  5. Вступительную часть, содержащую причины издания соответствующего распоряжения.
  6. Основную часть, содержащую всю суть волеизъявления руководителя (например, для отзыва из отпуска — собственно решение отозвать из отпуска с указанием даты выхода на работу, а также дат нового, перенесенного отпуска).
  7. Подпись руководителя.
  8. Подписи лиц, перечисленных в приказе, об ознакомлении с ним. 

Скачать образец приказа можно, пройдя по ссылке: Образец приказа о внесении изменений в график отпусков. 

*** 

Действующее законодательство не содержит норм, прямо указывающих на порядок внесения изменений в график предоставления отпусков на предприятии. Внесение изменений в график отпусков аналогично самому графику должно утверждаться руководителем предприятия.

Если график составлен по унифицированной форме, содержащей утвердительную надпись, необходимости в составлении отдельного распоряжения нет.

Если же график оформлялся в свободной форме и утверждался приказом руководства, все изменения в него также вносятся и утверждаются аналогичным способом. 

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/otpusk/kak_vypolnit_vnesenie_izmenenij_v_grafik_otpuskov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.