Внезапные проверки материальных ценностей

Приложение 4. Инструкция об организации и проведении внезапных проверок сохранности денежных средств и материальных ценностей | ГАРАНТ

Внезапные проверки материальных ценностей

от 21 декабря 1998 г. N 108

Инструкция об организации и проведении внезапных проверок сохранности денежных средств и материальных ценностей

I. Организация и порядок проведения проверки

1.1. Внезапные проверки сохранности денежных средств, материальных и других ценностей проводятся в местах, где осуществляются их прием, хранение, выдача и документальное оформление совершаемых операций (кассы, хранилища, склады).

1.2. Для проведения внезапных проверок руководителями судов (либо лицами, ответственными за ведение дел в суде), Судебного департамента, органов и учреждений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации в начале года приказом назначается постоянно действующая комиссия.

1.3. Состав комиссии определяется в количестве не менее трех человек. Материально ответственные лица, деятельность которых проверяется, в состав комиссии не включаются, но при проведении проверки присутствуют.

В случае внезапного прекращения кассиром, материально ответственным лицом работы (болезнь, другие уважительные причины) проверка проводится в присутствии руководителя ревизуемой организации, начальника финансовой службы или главного (старшего) бухгалтера организации или лиц, их замещающих.

1.4. Комиссия имеет право требовать от проверяемых лиц предъявления всех документов, необходимых для проведения проверки, а при установлении нарушений – письменные объяснения.

1.5.

В начале проведения проверки материально ответственное лицо составляет в присутствии членов комиссии отчет с выведением остатка на момент проверки и пишет расписку о том, что им предъявлены все оправдательные документы, наличные деньги, материальные ценности, бланки строгой отчетности и что других (не учетных) документов, денег, ценностей и бланков у него не имеется (приложение 1 к Инструкции).

1.6. В журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится запись о дате и времени фактического снятия остатков денежных средств. Аналогичная запись производится в журнале учета бланков строгой отчетности, ценных бумаг.

1.7 В условиях автоматизированного ведения кассовой книги и учета материальных ценностей ежегодно производится проверка правильности работы программных средств и обработки первичных учетных документов.

1.8. В период проведения проверки все операции по приему и выдаче денежных средств и материальных ценностей прекращаются и посторонние лица в помещение кассы, склада не допускаются.

1.9. Наличные деньги проверяются в сплошном порядке, просчитываются полистно по купюрам.

При подсчете фактического наличия денег никакие расписки и неоформленные документы в остаток наличности не принимаются, а выданные по ним деньги считаются недостачей у кассира, за исключением выплаченных сумм по ведомостям на выдачу заработной платы (денежного довольствия), по которым выплата еще не закончена и не истек установленный срок.

1.10. Комиссия проверяет:

– сохранность денежных средств при сдаче и получении из банка;

– документы, послужившие основанием для выдачи и приема денег, материальных и иных ценностей, бланков строгой отчетности за период со дня предыдущего отчета материально ответственным лицом;

– тождественность выведенных остатков и фактического наличия денег, материальных ценностей, ценных бумаг (сертификатов, акций, облигаций займа) на момент проверки;

– соответствие записей в кассовых книгах, оборотных и накопительных ведомостях и других регистрах данным оправдательных документов (приходно-расходных кассовых ордеров, накладных и т.д.);

– наличие письменного договора о полной материальной ответственности сотрудника (работника), оформленного в установленном порядке;

– оборудование помещений охранной сигнализацией и ее исправность, наличие на окнах металлических решеток;

– исправность запоров (замков) дверей помещений касс, хранилищ, а также сейфов, металлических шкафов, ящиков; наличие и условия хранения дубликатов ключей;

– обеспечение пожарной сигнализацией помещения кассы, склада;

– выполнение предложений по актам, справкам и другим документам предыдущей проверки.

1.11. Хранение в кассе денег и ценностей, не принадлежащих данной ревизуемой организации, запрещается, кроме случаев, предусмотренных законодательством. Деньги и ценности, поступление которых не подтверждено приходным кассовым ордером, считаются излишком и подлежат оприходованию.

1.12. В случае выявления расхождения фактического наличия материальных ценностей с данными учета комиссия устанавливает сумму недостач и излишков.

По фактам расхождений проводится служебная проверка.

1.13. Сумма недостач ценностей или излишков устанавливается по ценам, действующим на момент проверки.

Суммы недостач и излишков материальных ценностей, бывших в употреблении и не выслуживших установленные сроки эксплуатации, начисляются с учетом износа по остаточной стоимости, а на имущество, выслужившее сроки и содержащее в своем составе драгоценные (цветные) металлы, по ценам, действующим на них.

Ущерб (в случае установления виновных лиц) взыскивается в установленном законодательством порядке.

II. Оформление материалов проверки

2.1. Результаты проверок оформляются соответствующим актом, подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом, работа которого проверялась (приложения 2 и 3 к Инструкции).

2.2. Акт проверки составляется в двух экземплярах, первый из которых направляется руководителю, назначившему проверку, а второй – остается у материально ответственного лица.

При передаче материалов правоохранительным органам, а также для информации вышестоящей ревизуемой организации акты проверки могут составляться в большем количестве экземпляров.

2.3. Комиссия вносит конкретные предложения по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков их выполнения.

2.4. В случае выявления нарушений комиссия устанавливает причины и условия их возникновения, а также конкретных должностных лиц, которые своими действиями или бездействием способствовали их совершению.

2.5. Результаты проверки докладываются руководителю, назначившему ревизию, для принятия необходимого решения.

Источник: https://base.garant.ru/1776805/172a6d689833ce3e42dc0a8a7b3cddf9/

Законодательная база Российской Федерации

Внезапные проверки материальных ценностей

  • ПРИКАЗ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21.12.98 N 108 “ОБ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ОСУЩЕСТВЛЕНИЕМ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, НАПРАВЛЕННОЙ НА ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СУДОВ, А ТАКЖЕ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В СИСТЕМЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА”

Приложение 4. ИНСТРУКЦИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИИ ВНЕЗАПНЫХ ПРОВЕРОК СОХРАННОСТИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

I. Организация и порядок проведения проверки

1.1. Внезапные проверки сохранности денежных средств, материальных и других ценностей проводятся в местах, где осуществляются их прием, хранение, выдача и документальное оформление совершаемых операций (кассы, хранилища, склады).

1.2. Для проведения внезапных проверок руководителями судов (либо лицами, ответственными за ведение дел в суде), Судебного департамента, органов и учреждений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации в начале года приказом назначается постоянно действующая комиссия.

1.3. Состав комиссии определяется в количестве не менее трех человек. Материально ответственные лица, деятельность которых проверяется, в состав комиссии не включаются, но при проведении проверки присутствуют.

В случае внезапного прекращения кассиром, материально ответственным лицом работы (болезнь, другие уважительные причины) проверка проводится в присутствии руководителя ревизуемой организации, начальника финансовой службы или главного (старшего) бухгалтера организации или лиц, их замещающих.

1.4. Комиссия имеет право требовать от проверяемых лиц предъявления всех документов, необходимых для проведения проверки, а при установлении нарушений – письменные объяснения.

1.5.

В начале проведения проверки материально ответственное лицо составляет в присутствии членов комиссии отчет с выведением остатка на момент проверки и пишет расписку о том, что им предъявлены все оправдательные документы, наличные деньги, материальные ценности, бланки строгой отчетности и что других (не учетных) документов, денег, ценностей и бланков у него не имеется (Приложение 1 к Инструкции).

1.6. В журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится запись о дате и времени фактического снятия остатков денежных средств. Аналогичная запись производится в журнале учета бланков строгой отчетности, ценных бумаг.

1.7. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги и учета материальных ценностей ежегодно производится проверка правильности работы программных средств и обработки первичных учетных документов.

1.8. В период проведения проверки все операции по приему и выдаче денежных средств и материальных ценностей прекращаются и посторонние лица в помещение кассы, склада не допускаются.

1.9. Наличные деньги проверяются в сплошном порядке, просчитываются полистно по купюрам.

При подсчете фактического наличия денег никакие расписки и неоформленные документы в остаток наличности не принимаются, а выданные по ним деньги считаются недостачей у кассира, за исключением выплаченных сумм по ведомостям на выдачу заработной платы (денежного довольствия), по которым выплата еще не закончена и не истек установленный срок.

1.10. Комиссия проверяет:

– сохранность денежных средств при сдаче и получении из банка;

– документы, послужившие основанием для выдачи и приема денег, материальных и иных ценностей, бланков строгой отчетности за период со дня предыдущего отчета материально ответственным лицом;

– тождественность выведенных остатков и фактического наличия денег, материальных ценностей, ценных бумаг (сертификатов, акций, облигаций займа) на момент проверки;

– соответствие записей в кассовых книгах, оборотных и накопительных ведомостях и других регистрах данным оправдательных документов (приходно-расходных кассовых ордеров, накладных и т.д.);

– наличие письменного договора о полной материальной ответственности сотрудника (работника), оформленного в установленном порядке;

– оборудование помещений охранной сигнализацией и ее исправность, наличие на окнах металлических решеток;

– исправность запоров (замков) дверей помещений касс, хранилищ, а также сейфов, металлических шкафов, ящиков; наличие и условия хранения дубликатов ключей;

– обеспечение пожарной сигнализацией помещения кассы, склада;

– выполнение предложений по актам, справкам и другим документам предыдущей проверки.

1.11. Хранение в кассе денег и ценностей, не принадлежащих данной ревизуемой организации, запрещается, кроме случаев, предусмотренных законодательством. Деньги и ценности, поступление которых не подтверждено приходным кассовым ордером, считаются излишком и подлежат оприходованию.

1.12. В случае выявления расхождения фактического наличия материальных ценностей с данными учета комиссия устанавливает сумму недостач и излишков.

По фактам расхождений проводится служебная проверка.

1.13. Сумма недостач ценностей или излишков устанавливается по ценам, действующим на момент проверки.

Суммы недостач и излишков материальных ценностей, бывших в употреблении и не выслуживших установленные сроки эксплуатации, начисляются с учетом износа по остаточной стоимости, а на имущество, выслужившее сроки и содержащее в своем составе драгоценные (цветные) металлы, по ценам, действующим на них.

Ущерб (в случае установления виновных лиц) взыскивается в установленном законодательством порядке.

II. Оформление материалов проверки

2.1. Результаты проверок оформляются соответствующим актом, подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом, работа которого проверялась (Приложения 2 и 3 к Инструкции).

2.2. Акт проверки составляется в двух экземплярах, первый из которых направляется руководителю, назначившему проверку, а второй – остается у материально ответственного лица.

При передаче материалов правоохранительным органам, а также для информации вышестоящей ревизуемой организации акты проверки могут составляться в большем количестве экземпляров.

2.3. Комиссия вносит конкретные предложения по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков их выполнения.

2.4. В случае выявления нарушений комиссия устанавливает причины и условия их возникновения, а также конкретных должностных лиц, которые своими действиями или бездействием способствовали их совершению.

2.5. Результаты проверки докладываются руководителю, назначившему ревизию, для принятия необходимого решения.

  • ПРИКАЗ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 21.12.98 N 108 “ОБ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ОСУЩЕСТВЛЕНИЕМ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, НАПРАВЛЕННОЙ НА ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СУДОВ, А ТАКЖЕ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В СИСТЕМЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА”

Источник: https://zakonbase.ru/content/part/556078

Проверка материальных ценностей

Внезапные проверки материальных ценностей

Важна проверка обеспечения сохранности материальных ценностей. Для этого ревизор должен проверить: организацию складского хозяйства и охраны складов; подбор и расстановку кадров материально ответственных лиц; заключение договоров о материальной ответственности; организацию пропускной системы и внутрихозяйственного контроля.

Особое внимание уделяют, в частности, тому, заключены ли договоры о материальной ответственности, а также своевременности их заключения; согласован ли прием, перемещение и увольнение работников с главным бухгалтером; не привлекались ли они ранее к уголовной ответственности за расхищение товарно-материальных ценностей и денежных средств и т. д. Эти вопросы ревизор проверяет путем сопоставления данных отдела кадров и по месту работы материально ответственных лиц, а также путем устных опросов.

Проверяя складирование материальных ценностей, важно выяснить, как оборудованы складские помещения и достаточно ли в них места для хранения материальных ценностей; нет ли потерь сверх норм при хранении; оснащены ли места хранения материальных ценностей контрольно-измерительными приборами (весами, мерной тарой и т. д.) и соблюдаются ли сроки их клеймения; не хранятся ли материальные ценности в неприспособленных помещениях или под открытым небом.

На обеспечение сохранности имущества влияют организация пропускной системы, порядок выдачи пропусков, их учет в бухгалтерии и на пропускном пункте организации; контроль на пропускном пункте ввоза и вывоза материальных ценностей со складов; состояние противопожарной безопасности; наличие надежных запоров и сигнализации, сторожей в ночное время суток.

Ревизор выясняет случаи выявления недостач, хищений и порчи материальных ценностей и обоснованность их списания, прослеживает, как эти потери и недостачи учитываются в бухгалтерском учете; принимаются ли меры к взысканию ущерба с виновных лиц.

Сохранность имущества обеспечивается путем внезапных инвентаризаций, следовательно, необходимо проводить внезапные инвентаризации материальных ценностей, а также годовые инвентаризации и инвентаризации при смене материально ответственных лиц.

Ревизор должен убедиться, что инвентаризации проводятся своевременно; данные, отраженные в инвентаризационных ведомостях, учтены в полном объеме и верны; все сроки проведения инвентаризации соблюдены; инвентаризационные описи оформлены в соответствии с установленными требованиями.

В процессе ревизии следует установить, принимаются ли меры к виновникам недостач, выявленных в ходе инвентаризации; не было ли случаев сокрытия недостач под видом пересортицы материальных ценностей; не завышались ли нормы естественной убыли и не применялись ли они к тем материальным ценностям, по которым не было установлено недостач.

Важными этапами ревизионной работы являются:

¨ проверка организации приемки и отпуска сырья и материалов;

¨ изучение распределения транспортно-заготовительных расходов и отклонений от принятых учетных цен между отнесенными на затраты материалами и их остатками на складах к концу отчетного периода;

¨ установление того, своевременно ли поступающие материалы приходуются и отражаются в бухгалтерском учете; имеются ли сопроводительные документы на поступающие материалы и правильно ли они оформлены; наличие перечня работников, имеющих право получать материалы по доверенности, и т. д.;

¨ проведение выборочной проверки путем сопоставления данных первичных документов с данными счетов, предъявленных к оплате от поставщиков;

¨ определение правильности оформления доверенностей; наличие приказа на лиц, имеющих право подписи доверенностей; соблюдение сроков действия доверенностей; своевременности возврата неиспользованных доверенностей, по которым истек срок действия; порядка уничтожения этих доверенностей; отчитываются ли лица, получившие доверенности, после каждого получения ценностей;

¨ проверка поступления материалов от подотчетных лиц, соответствие цен. Путем сопоставления остатков материальных ценностей на складе и счетов поставщиков ревизор может определить, соответствует ли данная цена приобретения материальных ценностей тем остаткам, которые находятся на складе.

Проводя проверку операций по отпуску материальных ценностей, ревизор в первую очередь должен выяснить:

¨ лимитируется ли отпуск материальных ценностей со склада в производство, а также вносятся ли корректировки в лимит в связи с допустимой заменой материалов в производство;

¨ правилен ли расчет лимита в соответствии с нормами отпуска материальных ценностей на производство, кем эти нормы были утверждены, для каких организаций и в какое время.

Путем сопоставления норм расхода материальных ценностей за предыдущие годы, а также норм расходов за соответствующий отчетный период ревизор может выявить завышение расходов материальных ценностей.

Выяснение правильности применения норм расходов материальных ценностей целесообразно осуществлять путем контрольного запуска сырья и материалов в производство.

Контрольный запуск ревизор проводит вместе со специалистами, по результатам составляется акт, который содержит следующие обязательные реквизиты: дата составления; вид контрольного запуска; участок (цех), материально ответственное лицо (бригада); члены комиссии; результаты контрольного запуска; подписи членов комиссии, а также виза руководителя организации, утверждающего результаты контрольного запуска.

Для проверки использования материалов ревизору необходимо ознакомиться со спецификой производства, так как методы контроля и использования материальных ценностей в производстве зависят от типов производства, особенностей организации технологического процесса, методов учета затрат на производство, а также от видов используемых материальных ценностей.

Методом документального контроля проверяется правильность израсходованных на производство материальных ценностей те материальные ценности, которые в период проведения ревизии имеются в наличии, рекомендуется проверять методом фактического контроля.

Правильность использования материалов на производство ревизоры проверяют путем сопоставления количества списанных на производство материальных ценностей с расходом по нормам, необходимым для выпуска продукции, а также с учетом остатков незавершенного производства.

Для проверки правильности применения норм расходов при отпуске материальных ценностей со склада в производство ревизор сопоставляет данные об отпуске материальных ценностей по лимитно-заборной карте с действующими нормативами расхода на производство. Действующие нормы ревизор может получить путем контрольного запуска материалов в производство.

Все выявленные случаи расхождений должен ревизор проанализировать и определить:

¨ какое количество сырья и материалов выдано на производство сверх установленных норм расходов по конкретным товарным группам или номенклатуре;

¨ были ли оформлены соответствующие документы;

¨ как были использованы выданное сырье и материалы;

¨ установлены ли причины и виновные лица перерасхода, применялись ли к ним меры взыскания ущерба;

¨ была ли учтена излишне выпущенная готовая продукция и т. д.

На практике встречаются случаи отпуска материальных ценностей в производство без оформления каких-либо документов со склада, что является серьезным нарушением положения по ведению бухгалтерского учета, поэтому ревизор проверяет документы по ежедневному отпуску материальных ценностей в производство. Встречаются также следующие нарушения:

¨ материальные ценности отпускаются в производство без взвешивания, обмера, пересчета;

¨ переданные в производство материальные ценности не оформляются сопроводительными документами;

¨ передача материальных ценностей из смены в смену носит формальный характер, составляются акты, но не пересчитываются ценности;

¨ порча, брак в производстве, отходы сырья не отражаются в технологических журналах;

¨ отпуск продуктов для проведения анализа не оформляется документами;

¨ производственные отчеты материально ответственных лиц составляются в соответствии с выпущенной продукцией, встречаются неоговоренные исправления, не соблюдаются сроки сдачи в бухгалтерию и т. д.

При ревизии расхода материалов на производство ревизор изучает незавершенное производство и устанавливает:

¨ какие виды затрат включаются в его состав;

¨ нет ли случаев завышения объема;

¨ нет ли фактов сокрытия брака, недоделок, недостач материальных ценностей и т. д.

Ревизор должен знать, что в состав незавершенного производства не включаются:

¨ материалы, которые получены со склада в производство, но еще не участвуют в производственном процессе;

¨ полуфабрикаты, полученные со стороны или от вспомогательных производств;

¨ комплектующие изделия;

¨ окончательно забракованные изделия.

Правильность определения остатков незавершенного производства влияет на реальность информации о себестоимости готовой продукции и соответственно на размер прибыли, получаемой от реализации готовой продукции, а также и на другие показатели, характеризующие деятельность предприятия.

В связи с этим ревизор должен выяснить:

¨ насколько часто проводится инвентаризация незавершенного производства;

¨ каким образом определяется его объем и производится оценка;

¨ встречались ли случаи неточного учета незавершенного производства, которые выявлялись в ходе контрольных проверок;

¨ устанавливались ли причины искажения данных и принимались ли меры к виновным лицам;

¨ правильно ли отражались на счетах бухгалтерского учета недостачи и излишки, выявленные в ходе инвентаризации.

Основными нарушениями, которые ревизор может выявить при проведении ревизии отпуска материальных ценностей в производство, являются: завышение норм расходов; списание материальных ценностей в производство по нормам, а не по фактическому расходу; сокрытие экономии материалов, полученных от внедрения прогрессивных технологий; нарушение производственных технологий.

Операции по внутреннему перемещению материалов проверяются с точки зрения их экономической целесообразности и по местам возникновения.

При проверке операций по отпуску материальных ценностей на сторону ревизору необходимо установить, по чьему распоряжению они были осуществлены, чем были вызваны и к каким дополнительным расходам привели.

Все операции на отпуск материальных ценностей на сторону следует проверить сплошным путем; на документах обязательно должны стоять визы руководителя предприятия и главного бухгалтера.

При этом ревизору рекомендуется сверить данные расходных документов склада и платежных документов, а также количественные данные по наименованиям материальных ценностей по заявкам (договорам, соглашениям) с их количеством по расходным документам склада.

Необходимо проанализировать все случаи неправильного распределения материальных ценностей, которые привели к нанесению материального ущерба.

Источник: https://studopedia.ru/3_14047_proverka-materialnih-tsennostey.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.